Dataskyddspolicy

Senast uppdaterad den 24-07-2020

1.Introduktion

Hos Meldgaard vet vi, att det är viktigt att skydda dina personupplysningar, och vi arbetar därför kontinueligt med att upprätthålla en balans mellan utveckling av vårt företag och skydd av dina personliga upplysningar. Persondata insamlas och används via olika processer, som är nödvändiga för administration av våra företagsmässiga relationer. Dataskyddspolicyn finns här som en hjälp att förstå, vilka data vi sparar, var vi sparar dem, samt vad vi använder dem till. Detta är viktiga upplysningar, som vi hoppas du tar dig tid att läsa.

2. Kontakt

Meldgaard Holding A/S
Askelund 10, 6200 Aabenraa
6200 Aabenraa
CVR nr. 10775833

Meldgaard Holding A/S har dataansvaret for behandling av de personupplysningar, som vi har mottagit från dig. Har du frågor eller kommentarer beträffande integritet, är du välkommen att kontakta oss.

Telefonnummer: 74 33 72 00
Mail: meldgaard@meldgaard.com

Du kan också ta kontakt med persondata-ansvarig på

e-mail: persondata@meldgaard.com

3. Vår behandling av dina personuppgifter
3.1. Rekrytering

I samband med genomförande av nyanställningar i verksamheten, behandlar vi persondata från den sökande av anställning inom Meldgaard. Syftet med att samla in personupplysningar om dig i rekryteringsprocessen är att bedöma, om du är en en kvalificerad kandidat till en ledig ställning hos Meldgaard.
I samband med rekryteringen behandlar vi allmänna personuppgifter om de ansökande och i vissa fall också känsliga upplysningar samt personnummer, i det fall dessa upplysningar finns med i ansökan.

När vi tar emot en ansökan från en potentiell ny medarbetare, sparar vi ansökan och de upplysningar som den innehåller, tills vi har tagit ställning till om vi kommer att anställa vederbörande. Resulterar ansökningen inte till en anställning, raderas ansökan från Meldgaards system snabbast möjligt och senast innan 6 månader efter ansökningsdatum, om inte vederbörande uttryckligt har samtyckt till att Meldgaard får spara ansökan för eventuella kommande anställningar längre fram.

3.2 Leverantörer, företagskunder och samarbetspartners

Vi samlar in och behandlar personupplysningar om våra leverantörer, företagskunder och samarbetspartners. Insamlande och behandling sker i nödvändigaste mån, för användande i daglig drift och verksamhet. Syftet med behandlingen är att säkra att vi som verksamhet kan ha en effektiv, mottagning av varor och tjänster, kontraktstyrning, företagssupport samt upfylla våra skyldigheter gentemot våra företagskunder, leverantörer och samarbetspartners. I samband med detta är det endast allmänna personuppgifter

som behandlas. Som t.ex telefonnummer till arbete, mejladress samt sådan information som underlättar vårt samarbete, köphistorik samt andra nödvändiga upplysningar för att på ett bra sätt kunna serva och administrera företagsmässiga relationer.

Grunden för vår behandling av personuppgifter är att fullgöra avtalet som den som registrerats är del i. Om den registrerade inte är del i ett avtal är vår grund för behandling av upplysningarna ett faktiskt övervägande av att kunna uppfylla avtal med lerverantör, företagskund eller samarbetspartner. Behandling av persondata om våra leverantörer och samarbetspartners är nödvändig för att vi skall uppfylla avtalen. Jfr. Artikel 6.1b i dataskyddslagen.

I samband med behandling av personuppgifter från våra leverantörer och samarbetspartners, kan det också vara nödvändigt att behandla personupplysningar om kontaktpersoner hos leverantörer och samarbetspartners. Vi behandlar dessa uppgifter om kontaktpersoner enligt artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen. Vi strävar efter att legitimt kunna använda kontaktpersonernas upplysningar för att kunna administrera och uppfylla avtalen med leverantör och samarbetspartner.

3.3 Behandling av upplysningar från privatkunder

Om du handlar hos Meldgaard som privatkund, inhämtar vi även då upplysningar om dig. Vi hämtar endast de personuppgifter, som är nödvändiga för uppfyllande av avtalets syfte. De personupplysningar, som vi vanligtvis behandlar, är allmänna personuppgiter så som mail, telefonnummer, namn, adress, fakturering m.m Det är med andra ord allmänna personuppgifter. Vi hämtar personupplysningar om dig i syfte att kunna uppfylla avtalet med dig, inklusive leverera varor och tjänster samt fakturera m.m.

3.4 Deltagande i tävlingar

Syfte med insamling av din persondata:
Om du har deltagit i en tävling, registrerar vi de upplysningar, som du har angivit i tävlingsformuläret. Syftet med behandlingen av dina uppgifter är, att vi ska kunna utse en vinnare och överlämna priset. När du uppger dessa upplysningar i tävlingsformuläret, ger du företaget, eller de företagen som är omnämnda i formuläret samtycke att använda dessa data i ovanstående syfte.

Vi behandlar därför dina persondata i syfte:

– Att upplysa dig huruvida du har vunnit

Vilka persondata behandlar vi?
Det framgår av gällande tävlingsformulär, vilka upplysningar vi behandlar. Vanligtvis är det namn, adress, telefon, e-mail samt ev. andra kontaktupplysningar. Alla uppgifter, som vi registrerar, är upplysningar, som du själv uppgivit i samband med deltagandet i tävlingen. Alla upplysningar är allmänna personuppgifter.

Den rättsliga grunden för behandlingen:

Som sagt kommer vi att behandla dina persondata utifrån det samtycke, du angett i samband med ditt deltagande i en tävling. Vi behandlar därför dina persondata i enligt dataskyddslagen artikel 6.1a

Lagring och radering av persondata:
Vi lagrar dina personupplysningar, som är insamlade i samband med tävlingar  så länge, det är ett syfte med lagringen. Vanligtvis lagras de tills eventuell prisutdelning ägt rum. Därefter kommer vi att radera dina persondata. Du kan läsa mer om dina rättigheter i vår dataskyddspolicy. Här kan du också läsa om dina möjligheter att klaga över vår behandling.

3.5 Marknadsföring och nyhetsbrev

Syfte med insamling av din persondata:
I samband med mottagande av marknadsföringsmaterial, nyhetsbrev samt annan kommunikation som du har gett ditt samtycke till att ta emot, kommer vi att spara samt behandla de persondata som du själv har förmedlat till oss.Vi använder dessa uppgifter för att kunna ge dig en bra service.

Vilka persondata behandlar vi?

Detta kommer att anges i avtalet i fråga, vilka uppgifter vi behandlar. Vanligtvis kommer det att vara namn, titel, stad, adress, postnummer, mobilnummer e-mail samt ev.andra kontaktupplysningar. Alla uppgifter, som vi registrerat, är uppgifter, som du själv har angett i förbindelse med anmälan till mottagande av marknadsföringsmaterial, nyhetsbrev eller annan kommunikation. Alla upplysningar är allmänna personuppgifter.

Den rättliga grunden för behandlingen:
I samband med utskick av marknadsföringsmaterial, nyhetsbrev och annan kommunikation, behandlar vi dina persondata utifrån det samtycke, du angivit när du anmält eller registrerat dig för att prenumerera på marknadsföringsmaterialet eller nyhetsbrevet. Vi behandlar därför dina persondata enligt dataskyddsförordningens artikel 6.1a

Lagring och radering av dina personuppgifter

Om du har gett ditt samtycke till att vi skickar dig marknadsföringsmaterial och nyhetsbrev, kommer vi att lagra dina personuppgifter tills att du själv återkallar vår rätt att lagra dessa.

Ditt samtycke är frivilligt, och du kan när som helst återkalla detta genom att kontakta oss via mail eller telefon. Önskar du att dra tillbaka ditt samtycke, kan du kontakta oss på meldgaard@meldgaard.com.
Du kan läsa mer om dina rättigheter längre ned i dataskyddspolicyn. Här kan du  också läsa om dina möjligheter att klaga på vår behandling.

3.6 Besök på www.meldgaard.com

Vi samlar in upplysningar om dig, när du använder vår hemsida. Såsom din IP-adress samt i form av cookies, som beskrivs i vår cookiepolicy. Du kan läsa Meldgaards cookiepolicy, och hur du raderar cookies genom att titta på följande länk: Cookiepolitik

4. Tidsfrister för radering/lagring

Vi avser att radera (eller anonymisera) din personuppgifter, så snart de inte längre har någon relevans, dock så lagrar vi alltid personlig information som ligger till grund för finansiella transaktioner i minst 5 år + innevarande årsredovisning enl. bokföringslagen.

5. Dina rättigheter enligt dataskyddslagen

I samband med vår behandling av dina personupplysningar har du åtskilliga rättigheter:

Rätten att få information om hanteringen av dina personuppgifter (”upplysningsplikt”)

Rätten att få tillgång till din personliga information

Rätten att korrigera felaktig personlig information

Rätten att dina personuppgifter raderas

Rätten att invända mot användningen av personuppgifter i direktmarknadsföring

Rätten att invända mot automatiska individuella beslut, inklusive profilering

Rätten att överföra sina personuppgifter (”dataportabilitet”)

Alla ovanstående rättigheter hanteras manuellt genom kontakt med Meldgaard.

Vi kan avvisa, önskemål, som är orimliga att genomföra, som kräver alltför många tekniska ingripanden (t.ex. att utvecka ett nytt system eller att ändra en existerande praxis vesäntligt), påverkar skyddet av andras personliga upplysningar eller något, som skulle vara extremt opraktiskt.

Om vi kan rätta till upplysningar, gör vi naturligtvis detta gratis, undantaget om  det kräver en oproportionerlig stor insats. Vi strävar efter att upprätthålla våra tjänster på ett sätt, som skyddar upplysningar från felaktig eller skadlig destruktion. När vi raderar dina personuppgifter från våra tjänster, är det därför möjligt att vi inte alltid kan radera tillhörande kopior från våra arkivservrar  omedelbart och det är inte säkert att informationen kommer att tas bort från våra säkerhetskopieringssytem innan lagringsperioden löper ut.

6. Utlämnande av personlig information

Vi vidarebefordrar inte personlig information till företag, organisationer och individer utanför gruppen, utom i dessa fall:

I den mån det är nödvändigt

Vi vidarebefordrar personuppgifter, om det krävs enligt lag, domstolsbeslut eller tillämplig lag.

Med ditt samtycke

Vi vidarebefordrar personuppgifter till verksamheter, organisationer eller individer utanför koncernen, om vi har ditt samtycke.

För extern databehandling.

Vi vidarebefordrar (”överför”) personlig information till våra partners eller anda betrodda företag eller personer som behandlar dem för oss, baserat på våra instruktioner och i enlighet med vår integritetspolicy och andra tillämpliga sekretesspraxis, till exempel vårt databehandlingsavtal.

Av juridiska skäl

Vi vidarebefordrar personliga upplysningar till verksamheter, organisationer eller individer utanför koncernen, om vi i god tro anser att tillgång, användning, bevarande eller publicering av informationen är nödvändig för att:

 Följa gällande lagar, bestämmelser, tvister eller juridiska begäranden från offentliga myndigheter.
Tillämpa gällande användarvillkor, inklusive utredning av potentiella överträdelser
Upptäcka, förhindra eller på annat sätt skydda mot bedrägerier, säkerhets-eller tekniska problem

Skadelös grupp, våra kunder eller allmänhetens rättigheter, egendom eller säkerhet som krävs eller tillåtet enligt lag. Bryter du mot dina skyldigheter gentemot oss, kan vi rapportera dig till kreditbyråer och/eller varningsregister i enlighet med tillämpliga regler

Vi kan dela information som inte identifierar individer med allmänheten och våra partners – t.ex. publicister, annonsörer och anslutna webbplatser.

7. Informationssäkerhet

Vi arbetar hårt för att skydda koncernen och våra användare mot obehörig åtkomst, ändring, offentliggörelse eller destruktion av upplysningar, som vi lagrar. Därför använder vi säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter. Vi genomför regelmässigt interna uppföljningar i förhållande till tillräcklighet och efterlevnad av polycier och åtgärder.

8. Efterlevnad och samarbete med tillsynsmyndigheter

Vi går regelbundet igenom vår efterlevnad av vår dataskyddspolicy. När vi mottar formella skriftliga klagomål, kontaktar vi avsändaren för att följa upp klagomålet. Vi samarbetar med relevanta lagstiftande myndigheter, t.ex dataskyddsmyndigheten, för att lösa klagomål rörande överföring av personuppgifter, som vi inte kan lösa direkt med användaren.

9. Ändringar

Vår databeskyddspolicy kan ändras då och då. Eventuella ändringar av denna dataskyddspolicy anges på denna sida och om det sker vesäntliga ändringar, vill vi göra dig uppmärksam på dem på ett mera i ögonfallande sätt (bl.a via e-mail).

10. Klagomål

Du har rätt att klaga när som helst till Datainspektionen, Borgergade 28, 5., 1300 København K, eller https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/)